Quy trình thủ tục hồ sơ đối với đặt in hóa đơn.
Khi doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn cần những điều kiện nào? Làm những gì để sử dụng hóa đơn hợp pháp. Thủ tục hồ sơ đối với hóa đơn đặt in là những điều mà doanh nghiệp cần phải biết khi đi in hóa đơn. Để tháo gỡ các thắc mắc đó Dịch vụ kế toán HTP đã có bài viết cập nhật mới nhất để giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng theo các quy định hiện hành.
Trước tiên chúng ta cần xác định những đối tượng nào đủ điều kiện được đặt in hóa đơn? Và những đối tượng nào được mua hóa đơn của Cơ quan Thuế?
1. Những doanh nghiệp đủ điều kiện được đặt in hóa đơn GTGT
Những doanh nghiệp đủ điều kiện được đặt in hóa đơn GTGT bao gồm:
- Có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Có doanh thu dưới 1 tỷ đồng nhưng tự nguyện kê khai theo phương pháp khấu trừ.
- Chi nhánh, cơ sở thành lập mới mà trụ sở chính kê khai theo phương pháp khấu trừ.
- Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.
- Tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam theo hợp đồng nhà thầu, hợp đồng nhà thầu phụ
- Tổ chức kinh tế khác hạch toán được thuế GTGT đầu vào, đầu ra.
- Doanh nghiệp mới thành lập có hợp đồng thuê nhà
2. Thủ tục hồ sơ hóa đơn đặt in
Bước 1: Hồ sơ nộp lên Cơ quan Thuế
Căn cứ vào Điểm b, Khoản 1, Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về hóa đơn đặt in như sau:
“Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nghị sử dụng hóa đơn đặt in ( Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư này).
Trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in( Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 thông tư này)”
Theo quy định trên, để được in hóa đơn, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đề nghị được in hóa đơn lên cơ quan thuế. Hồ sơ nộp lên Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản);
- Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản);
- Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý (01 bản);
- Bản sao Hợp đồng thuê nhà (01 bản).
Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra tại địa điểm kinh doanh
Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị được in hóa đơn, chi cục thuế sẽ cử cán bộ cùng với cán bộ Phường xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh. Nội dung kiểm tra như sau:
- Có biển hiệu của doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính;
Hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc giấy tờ xác nhận quyền sử dụng hợp pháp tại địa chỉ kinh doanh - Giấy tờ xác nhận quyền sở hữu nhà của người cho thuê, cho mượn nhà
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Mẫu dấu
- Bản sao chứng minh nhân dân photo người đại diện pháp luật của đơn v
- Bàn ghế, tủ, máy văn phòng… chứng minh công ty có hoạt động
- Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
Sau khi kiểm tra trụ sở và xác minh doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Chi cục thuế sẽ ra Biên bản đã kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận đã kiểm tra trụ sở.
Nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Đơn vị liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý để nhận thông báo này.
Tải mẫu 3.15 tại đây
Bước 3: Đặt in hoá đơn
Sau khi nhận được thông báo của Cơ quan Thuế về việc được phép đặt in hóa đơn, Doanh nghiệp ký hợp đồng in hóa đơn với công ty in.
Doanh nghiệp chỉ được in hóa đơn với các công ty in có giấy phép in Hóa đơn
Khi in hoá đơn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản sao Đăng ký kinh doanh công ty
- Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc
- Giấy giới thiệu (Nếu giám đốc trực tiếp đi làm thì không cần giấy giới thiệu)
- Bản sao chứng minh thư người được giới thiệu
- Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.
Tiến hành ký hợp đồng, thiết kế và sản xuất:
- Ký hợp đồng in ( Hai bản)
- Thanh toán tiền tạm ứng hợp đồng
- Thiết kế hóa đơn
- Chọn mẫu, số lượng , mầu mực, loại giấy, số liên…
- Khách hàng duyệt thiết kế
- Tiến hành sản xuất và giao hàng
Theo thời hạn giao hàng trên hợp đồng, doanh nghiệp in khi in xong sẽ giao lại hóa đơn. Hai bên tiến hành lập Biên bản bài giao hóa đơn, biên bản hủy bản kẽm, biên bản thanh lý hợp đồng, doanh nghiệp in xuất hóa đơn tài chính. Đơn vị tiến hành thanh toán theo thỏa thuận đã ký trên hợp đồng.
Sau khi đã thanh lý hợp đồng in hóa đơn, Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn phải làm thông báo phát hành hóa đơn. Vậy những hồ sơ, thủ tục làm thông báo phát hành hóa đơn là gì? Mời các bạn theo dõi trong bài viết dưới đây: Thủ tục, hồ sơ phát hành hóa đơn đặt in